Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej VademecumDesign.pl (dalej: „Strona”), w szczególności osób kontaktujących się z Vademecum Design, korzystających z formularza kontaktowego, przesyłających zapytania dotyczące oferty oraz zapisujących się na newsletter.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze Strony jest:
Vademecum Design – Goczewska, Gilewski sp.j.
NIP: 5223214798
REGON: 520623193
adres siedziby: Pirenejska 3B / 38, 01-493 Warszawa
(dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej: vademecum@vademecumdesign.pl
2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu kontaktu ze Stroną oraz od informacji przekazanych dobrowolnie przez użytkownika.
Administrator może przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwę firmy lub instytucji,
- stanowisko lub funkcję,
- treść wiadomości, zapytania lub korespondencji,
- inne dane podane dobrowolnie przez osobę kontaktującą się z Administratorem.
W związku z korzystaniem ze Strony mogą być również przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki internetowej oraz informacje niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa Strony.
Administrator nie prowadzi za pośrednictwem Strony sprzedaży internetowej, nie umożliwia zakładania kont użytkowników i nie przyjmuje płatności online.
3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:
- udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie przesłane za pośrednictwem Strony;
- przygotowania i przedstawienia oferty dotyczącej usług świadczonych przez Vademecum Design;
- prowadzenia korespondencji i kontaktu z osobami zainteresowanymi współpracą, w tym z przedstawicielami firm, instytucji i organizacji;
- podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz realizacji zawartych umów;
- prowadzenia dokumentacji związanej ze współpracą oraz realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
- zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Strony;
- przesyłania newslettera i informacji dotyczących działalności, oferty, wydarzeń, warsztatów, projektów oraz innych działań Vademecum Design – jeżeli osoba zapisała się na newsletter.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane na podstawie właściwych przepisów RODO, w szczególności:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba wyraziła zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu, w szczególności w celu otrzymywania newslettera;
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności prowadzenia korespondencji, obsługi zapytań, zapewnienia bezpieczeństwa Strony oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
5. Formularz kontaktowy i zapytania ofertowe
Dane podane za pośrednictwem formularza kontaktowego są wykorzystywane w celu obsługi przesłanej wiadomości, udzielenia odpowiedzi oraz – jeżeli wynika to z treści zapytania – przygotowania oferty lub podjęcia rozmów dotyczących współpracy.
Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu jest dobrowolne, ale może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
Dane zawarte w korespondencji mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami lub przez okres wymagany przepisami prawa, jeżeli znajduje to zastosowanie.
6. Newsletter
Na Stronie dostępna jest możliwość zapisania się na newsletter Vademecum Design.
W celu zapisania się do newslettera przetwarzany jest przede wszystkim adres e-mail podany przez osobę zainteresowaną otrzymywaniem wiadomości. Jeżeli użytkownik poda dodatkowe dane, mogą one być przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi newslettera.
Newsletter jest obsługiwany przy wykorzystaniu narzędzia Arigato Autoresponder and Newsletter działającego w ramach Strony.
Zapis na newsletter odbywa się na podstawie zgody osoby zapisującej się na newsletter. W przypadku stosowania mechanizmu potwierdzenia zapisu (double opt-in) zapis wymaga dodatkowego potwierdzenia przez osobę zainteresowaną.
Każda wiadomość newsletterowa zawiera możliwość rezygnacji z dalszego otrzymywania wiadomości.
Zgodę na otrzymywanie newslettera można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Dane związane z newsletterem są przechowywane do czasu rezygnacji z newslettera lub ustania celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem ewentualnych obowiązków związanych z wykazaniem udzielenia zgody lub ochroną przed roszczeniami.
7. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania.
W szczególności mogą to być:
- dostawca usług hostingowych i infrastruktury serwerowej – home.pl;
- dostawcy usług informatycznych i technicznych;
- dostawcy usług poczty elektronicznej;
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub administracyjne;
- inne podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
Dane osobowe nie są sprzedawane osobom trzecim.
8. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
W celu ochrony Strony przed próbami nieuprawnionego dostępu Administrator może korzystać z mechanizmów bezpieczeństwa związanych z ochroną panelu administracyjnego WordPress, w tym ochroną przed próbami masowego odgadywania danych logowania.
W związku z zapewnieniem bezpieczeństwa mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności informacje dotyczące adresu IP oraz prób dostępu do systemu.
9. Pliki cookies
Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie przede wszystkim w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz zapamiętywania niektórych ustawień technicznych.
Pliki cookies mogą być również wykorzystywane przez rozwiązania techniczne stosowane na Stronie, w tym WordPress oraz wykorzystywane w ramach Strony narzędzia i wtyczki.
Na Stronie nie są obecnie wykorzystywane narzędzia analityczne takie jak Google Analytics ani narzędzia reklamowe takie jak Meta Pixel.
Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpływać na działanie wybranych funkcji Strony.
10. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych Administratora oraz potrzeby ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
W szczególności:
- dane związane z zapytaniami i korespondencją – przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz, w uzasadnionych przypadkach, przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami;
- dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub niezbędny do ochrony przed roszczeniami;
- dane przetwarzane na potrzeby newslettera – do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z newslettera, z uwzględnieniem danych, które mogą być potrzebne do wykazania prawidłowości udzielonej zgody lub ochrony przed roszczeniami;
- dane techniczne związane z bezpieczeństwem Strony – przez okres wynikający z potrzeb związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowym funkcjonowaniem systemu.
Administrator dokonuje okresowego przeglądu przechowywanych danych i usuwa dane, które nie są już niezbędne do realizacji celu ich przetwarzania.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie przewidzianym przez RODO – następujące prawa:
- prawo dostępu do swoich danych osobowych;
- prawo do sprostowania danych;
- prawo do usunięcia danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych;
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:
vademecum@vademecumdesign.pl
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.
Podanie określonych danych może być jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy albo spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe przetwarzane za pośrednictwem Strony nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.
Administrator nie prowadzi za pośrednictwem Strony profilowania użytkowników w rozumieniu RODO.
14. Zmiany w Polityce prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany funkcjonalności Strony, sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych narzędzi lub obowiązujących przepisów prawa.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na Stronie.
15. Kontakt
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz niniejszej Polityki prywatności można skontaktować się z Administratorem:
Vademecum Design – Goczewska, Gilewski sp.j.
NIP: 5223214798
REGON: 520623193
adres: Pirenejska 3B / 38, 01-493 Warszawa
e-mail: vademecum@vademecumdesign.pl
Data ostatniej aktualizacji: 1.09.2026